Colaboración como tendencia y realidad en el 2011 #colaboramx

Por Jesús Hoyos

Esta es una serie de 4 artículos sobre la colaboración interna (Social Business) y externa (Social CRM) en las empresas que estaré escribiendo en las próximas semanas como parte del evento de Colaboración de Cisco México. Los invito a que conozcan más sobre el evento – Colaboración sin Fronteras.

Colaboración – es sobre la adopción y el manejo del cambio.

El poder de la colaboración hoy en día es más evidente y vemos como una realidad que la tecnología de colaboración llegó mucho más rápido que la adopción de estas tecnologías en las empresas. Pero a nivel personal, nosotros los que usamos nuestros celulares 24×7, ya estamos colaborando con otros en nuestras vidas cotidianas.

Aquí les tengo varios ejemplos de diferentes formas de colaboración a nivel personal y profesional para ver si pueden ver reflejados estos diferentes tipos de colaboraciones en sus vidas.

  1. A nivel familiar yo uso el grupo de Facebook con la privacidad de secreto para colaborar entre mi familia y nos ayuda en tiempo real resolver diligencias y planear eventos.
  2. A nivel profesional uso el BlackBerry Messenger, el Chatter de Salesforce.com, Skype, wikis, Google Apps y herramientas de teleconferencias para colaborar con otros dentro y fuera de mi empresa. Y a veces me veo usando Twitter también.
  3. A nivel de grupos cuando empezó el Social Media Club en México empezamos con Twitter, luego un wiki, y ahora el blog, éramos 8 y ahora son 1,300 miembros. Inclusive el grupo de Marketing del Social Media Club, recientemente publicó un whitepaper de tendencias en México de Social Media Marketing y el documento fue creado 100% con herramientas de colaboración como Webex para teleconferencias.
  4. A nivel global hemos visto lo que pasó en Egipto – los ciudadanos han colaborado sus manifestaciones vía Facebook, Google, YouTube y Twitter sin que todos ellos se conocieran. Y como este ejemplo hemos visto muchos en diferentes países, desde temas de gobiernos hasta temas contra marcas.

Estos 4 ejemplos son una realidad y también son ejemplos en donde yo, como usuario, soy nativo a estas tecnologías y puedo entender mi nivel de adopción – sé mis límites, entiendo los temas de privacidad, extiendo la colaboración, la transparencia y las responsabilidades que conlleva compartir y publicar contenido.

Pero aquí les tengo varias preguntas:

  1. Están nuestras empresas listas para adoptar estas herramientas de colaboración?
  2. Podemos dejar realmente el control de contenido a un lado y realmente colaborar?
  3. Qué implica poder usar un wiki en la empresa y en tiempo real actualizarlo vía una conversación en video?
  4. Qué significa poder tomar decisiones rápidas a base de la colaboración?
  5. Cómo impacta el tema de la seguridad cuando la información está en un wiki y accesible vía tu móvil o aplicación web?

Estas son sólo 5 de las mil preguntas que tenemos que formular para poder aceptar esta tecnología y adoptar la colaboración en nuestras empresas.

En el mundo de Social Media hablamos de transparencia, colaboración, honestidad, compartir el contenido, co-crear ideas, en fin, pero qué tan real es esto. ¿Es sólo un tema de relaciones públicas o conlleva un cambio cultural en nuestras empresas? Para mí es un tema de cultura, procesos y gente, con el objetivo de solucionar problemas reales de nuestras empresas, de innovar y ser competitivos. Y esto requiere un plan de adopción y manejo del cambio que tiene ser apoyado por una plan de colaboración, el cual apoye la estrategia del negocio.

Como empresas tenemos que poder eliminar este tipo de barreras que nos podemos encontrar:

  1. El CEO sólo tiene 15 minutos para escucharnos
  2. La presentación no puede tener nada negativo o con ejemplos de fracasos
  3. No puedes decir nada de ventas pues el Gerente de Ventas estará presente
  4. Se debe tener una reunión aparte con el Director de Servicio
  5. Se debe enviar un BCC al CIO, para que él esté al tanto y los otros no sepan que le estamos copiando a él

Para adoptar la colaboración interna en su empresa y eliminar barreras, sugiero una etapa de adopción y entendimiento para que eventualmente puedas definir requerimientos y casos de uso que ayuden a solucionar problemas en tu empresa usando tecnologías de colaboración.  Y para empezar por adopción y el manejo del cambio, les recomiendo estos 6 pasos para ayudarte a tener fundamentos para una planeación estratégica sobre el tema de la colaboración, Enterprise 2.0 y Social Business.

  1. Edúcate: Busca tendencias en tu industria, casos de éxito, participa en webinars, entiende los factores locales y globales de colaboración, sé parte de un capítulo del Project Management Institute, relaciónate con metodologías de implementaciones rápidas como Agile/Scrum. Comparte la información con otros usando un wiki o Google Docs o en tu portal interno en tu empresa. Busca crear una conversación interna, pero que no sea vía email.
  2. Valida la cultura empresarial: Cada uno de nosotros está gobernado por nuestros intereses propios. Como consecuencia, es imperativo comprender cómo esos intereses propios son representados por medio de valores de la empresa. ¿Por qué? Porque proporciona una explicación detrás de la manera en que piensan los empleados, qué es lo que respaldarán, y por qué actuarán de la manera en que lo hacen cuando empieces a fomentar el tema de colaboración. Tienes que analizar el tipo de cultura para así definir un plan de cambio – ver quiénes son los del clan, los detractores, los auspiciadores, los que aman la burocracia y el status quo. Busca casos de éxito relacionados a tu industria y compáralos con tu empresa e involucra a RRHH para que te apoye con la difusión del mensaje. Demuestra que la colaboración ayudará a RRHH a crear aliados para convencer a tu CEO.
  3. Valida la historia: Hay un dicho, si no aprendemos de la historia, ésta se volverá a repetir.  Busca ejemplos anteriores de fracasos y éxitos. Documenta los resultados en un wiki o Google Docs, busca ideas y comentarios de otros, haz que ellos te ayuden a aprender de lecciones aprendidas. Trata de elaborar métricas y estadísticas de estos éxitos y fracasos.
  4. Metas: Establece metas a base de los tres puntos anteriores. Empieza con una lista de requerimientos, procesos y problemas que puedas resolver. Vincular las metas a los problemas actuales es importante porque ayuda a definir qué es exactamente lo que requiere cambio para ser una empresa colaborativa.
  5. Plan: Establece un “Project Charter” para definir tu equipo de trabajo – esto es asumiendo que pudiste implementar los 4 pasos anteriores. El “Project Charter” debe incluir no sólo el equipo de trabajo sino también presupuestos, auspiciadores, posibles tecnologías, plan de comunicaciones, plan de capacitación, plan de trabajo, soporte interno de los ejecutivos, cómo vamos a reconocer a los “early adopters” y los “late adopters”, y las metas, métricas y objetivos. Hay que estar seguros del compromiso y de la no aceptación. Hay una diferencia entre los empleados que aceptan el cambio vs los que realmente son parte del compromiso – desde los ejecutivos hasta las secretarias.
  6. Proyecto: Empieza con un piloto o prototipo. Busca aprender de los errores y éxitos. Ejecuta el plan de comunicación y capacitación. Mide constantemente los resultados. Usa herramientas 2.0 para ejecutar el proyecto. Valida la ejecución con evaluaciones internas usando herramientas 2.0. Procura alinear siempre la estrategia con la tecnología a implementarse.

Si todavía no sabes de wikis, teleconferencias, Google Docs, Agile/Scrum, microblogging y de otras herramientas 2.0, creo que puedes empezar con el primer paso.

Este es el primer artículo de 4 sobre Colaboración. El próximo articulo será sobre el uso de tecnologías como el video, microblogging y wikis.

Jesús es analista, consultor e influenciador en el mundo de CRM y escribe sobre temas de la industria en su blog www.jesushoyos.com. Jesús también es socio de negocios de Mundo Contact, Co-Fundador y Presidente del Social Media Club México, y Managing Partner en Solvis Consulting, LLC.

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