10 pasos para una Migración a Comunicaciones IP exitosa #colaboramx

Durante las últimas décadas, los avances tecnológicos, así como la demanda en el mercado de servicios llevados a los usuarios finales han sufrido un incremento considerable, obligando a los Proveedores de Servicios a afrontar desafíos cada vez más grandes, como aumentar sus redes debido a la explosión en el tráfico de datos, así como a la demanda de ancho de banda mucho mayores de las que soportan muchas de las redes actuales. Los Proveedores de Servicios se encuentran enfocados en desarrollar infraestructuras de red mucho más robustas que les permitan utilizar las redes para soportar la convergencia de voz, datos y video hacia una Red de Alta Capacidad Multiservicio que ofrezca e integre el concepto de Calidad de Servicio (QoS) extremo a extremo.

A menudo, cuando una organización considera llevar a cabo cambios en su infraestructura de red que afectan a todos sus empleados, como migrar a una aplicación de telefonía IP en toda la empresa, el proceso tiende a centrarse en el hardware, el software y obtener la tecnología tan pronto como sea posible. Sin embargo, la infraestructura de una empresa también se compone de personas.  En este punto, es importante enfatizar que los nuevos servicios IP ofrecidos, deben ser los “mismos” a los que los usuarios están acostumbrados (desde el punto de vista de los usuarios finales) independientemente del método de acceso o del protocolo de transporte, evitando así que los empleados rechacen la adopción de esta nueva tecnología basada en IP.

Con esto en mente, se presentan a continuación 10 sugerencias para gestionar la implementación de telefonía IP en toda una empresa.  Estos puntos no se enfocan en la arquitectura técnica, sino que  se centran en las mejores prácticas desarrolladas a partir de implementaciones reales.

TIP 1: CONSTRUIR UN EQUIPO INTERDISCIPLINARIO

Prepare un equipo que cuente con conocimientos técnicos y que además represente a los usuarios. Los miembros clave deben incluir un patrocinador ejecutivo, un líder del proyecto, expertos en tecnología y expertos en la materia de toda la organización. Cuando se involucran regiones globales o multinacionales se recomienda incluir a miembros representantes de cada región.

TIP 2: MANTENER A LOS USUARIOS A BORDO

La resistencia al cambio es normal y se debe anticipar este comportamiento. Es recomendable mantener un estrecho contacto con los usuarios para manejar sus expectativas mediante la educación/entrenamiento y la comunicación frecuente para mitigar el misterio y la incertidumbre que pueda acarrear este cambio.

TIP 3: HAGA SU TAREA

Comprender la cultura de su organización es crítico para implementar exitosamente una nueva tecnología a gran escala. Considere preguntas como:

  • ¿La compañía fomenta la toma de riesgos?
  • ¿Qué tipo de capacitación prefieren recibir los empleados, basándose en la experiencia recopilada de las implementaciones anteriores de tecnología?
  • Sacar provecho de lo que ha funcionado en el pasado y aprender de los errores de los demás.

TIP 4: ASEGÚRESE QUE LOS REQUERIMIENTOS DEL USUARIO SEAN CONSIDERADOS PARA EL DISEÑO

Elaborar encuestas y enfocar ciertos grupos para identificar los servicios y funciones preferidos por los usuarios. Utilice la encuesta como una herramienta para identificar las características críticas de comunicación, validar las necesidades clave de negocio, indicadores de la tolerancia al riesgo y la incomodidad que se pueda presentar con los usuarios, e identificar las funcionalidades clave que son fundamentales para el negocio.

TIP 5: PRIMERO GATEAR, LUEGO CAMINAR  Y FINALMENTE EJECUTAR AGRESIVAMENTE

La estrategia de implementación debería permitir avanzar progresivamente más rápido que los niveles de experiencia a medida que éstos se van fortaleciendo. El número de empleados, la complejidad de las necesidades de los usuarios, el tamaño de la organización, y la amplia dispersión de los corporativos afectan a la estrategia de migración. Es necesario desarrollar una estrategia que tome en cuenta todas las variables que pueden cambiar o afectar a la implementación de la red.

TIP 6: SIGA LA REGLA DEL 80/20

El éxito depende de varias consideraciones. La más importante entre ellas es la Planeación. De hecho, las implementaciones suelen consistir 80% en la preparación y el 20% en la instalación. En pocas palabras, si usted se centra primero en crear un plan,  la implementación será mucho más eficiente.

TIP 7: GARANTIZAR UNA TRANSFERENCIA EXITOSA

El éxito de la transferencia del Día 2 (definido como el día inmediato posterior a la entrega y puesta en marcha de la nueva solución de telefonía IP) requiere un plan de apoyo bien desarrollado, tomando en cuenta cuatro elementos:

  • Equipo: gente que pueda resolver todo el espectro de cuestiones que pudieran surgir
  • Procesos: utilizar los ya existentes en lugar de crear otros nuevos
  • Servicios: equipos de trabajo internos y externos, herramientas de gestión, y una cobertura global
  • Herramientas: herramientas de monitoreo de la red para resolver los problemas antes de que sean visibles para los usuarios

TIP 8: MANTENER “LIMPIA” A LA NUEVA RED

La mayoría de las empresas grandes tienen cientos de líneas y circuitos que, a través de los años, o bien han caído en el olvido o simplemente ya no son utilizados. Se recomienda ver la implementación de telefonía IP como una oportunidad para empezar de nuevo, así como limpiar y preparar la infraestructura de IP. Así, cuando el equipo de implementación inicie con la conversión, remueva  el mayor número de líneas, como sea posible,  que ya no son utilizadas fuera de la central – PBX y sólo convierta a IP las líneas que realmente están en uso.

TIP 9: PLANEAR LA DEVOLUCIÓN DEL ARRENDAMIENTO ASOCIADO A PBX

Se recomienda que el miembro del equipo responsable de la limpieza en la modernización capture en una hoja de cálculo todos los gastos producto del arrendamiento asociado a PBX y desarrollar un plan de proyecto para mantener el rendimiento actual por el buen camino.

TIP 10: MIRA HACIA ATRÁS, AVANZA Y PREPÁRATE PARA EL FUTURO

Ya sea una aplicación de telefonía IP consistente en 200 teléfonos ó 20,000 teléfonos, el cambio en la Gestión será el proceso más difícil de mantener,  pero no debido a los cambios de rutina o a las actualizaciones de software. Mantener un proceso estricto pero manejable y escalable que contemple el estudio o análisis de prospección de crecimiento de la red a futuro, será fundamental para el éxito de la nueva red, por lo que se recomienda eliminar el mayor número incógnitas, documentar sus procedimientos, así como todas aquellas lecciones aprendidas durante el proceso de migración, implementación y puesta en marcha.

Traducción y adaptación: Zaira Estrada
Collaboration Systems Engineer
Cisco Systems Mexico

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One thought on “10 pasos para una Migración a Comunicaciones IP exitosa #colaboramx

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