La facturación electrónica y los nuevos retos en el mercado de ERP

Como bien sabemos, un nuevo esquema de facturación ha entrado en vigor a partir de este año en México, y con ello la oportunidad de cumplir con nuestras obligaciones fiscales. Los niveles de integración en la empresa van desde la generación en forma independiente al sistema de gestión que se esté usando, hasta la integración con una solución ERP, logrando una administración más eficiente de nuestra información.

La Factura Electrónica comenzó a ser una realidad en México desde el mes de mayo del 2004, cuando fue aprobada como un esquema con validez fiscal por el Servicio de Administración Tributaria (SAT). La normatividad que obliga a las empresas a adoptar este esquema, como comprobante legal, entró en vigor el 1 de enero del año en curso.

Un nuevo esquema

Cabe mencionar que el nuevo esquema cambia sustancialmente al que se presentó en años anteriores, ya que se deberá de expedir la Factura Electrónica, ya sea a través de la página del SAT (Servicio de Administración Tributaria), a través de un tercero, o bien por medios propios; sin embargo en todos los casos se deberá enviar a ‘timbrar’ por un Proveedor Autorizado de Certificación, siendo este el único esquema que el SAT ha contemplado como proceso legal para la expedición de este documento. Esta modalidad se conoce como versión 3.0, en la cual se ha denominado al documento como Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI).

El ‘timbrado’ del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), es un proceso que consiste en la validación de requisitos, asignación de folio e incorporación del sello digital del SAT.

Debido al alto volumen de empresas que tendrían que entrar en esta modalidad, se pensó en un esquema de transición que hiciera menos complejo el pase de este esquema dentro de las mismas.

  1. Las empresas que ya lo hacían con medios propios antes del 31 de diciembre del 2010, se les respetaría el uso del modelo.
  2. Aquellas empresas que emiten con terceros (proveedores autorizados) antes del 31 de diciembre del 2010 seguirán emitiendo en dicho modelo hasta el 30 de junio de 2011.
  3. Empresas que no emitieron facturas durante el 2010:
  • Quienes tengan comprobantes impresos podrán seguir utilizándolos hasta que se agote su vigencia de 2 años.
  • Si reportan ingresos inferiores a 4 millones de pesos, podrán seguir usando comprobantes fiscales impresos, el cual tendrá un código de barras bidimensional, que será proporcionado sin costo por el SAT mediante el portal.
  • Si reportan ingresos superiores a 4 millones de pesos, podrán usar comprobantes fiscales impresos con el código de barras bidimensional, solamente para aquellos montos que no superen los 2,000.00 pesos. El resto deberá expedirse mediante factura electrónica, y lo podrán hacer en el momento que ellos lo deseen aplicando las disposiciones que estén vigentes, en este caso con el ‘timbrado’.

Como adoptar la Factura Electrónica

De acuerdo con Softland, una empresa que decide entrar al esquema de facturación electrónica debe tomar en cuenta puntos importantes, para que dicha decisión sea basada en objetivos alcanzables y se facilite la administración, que es en si el objetivo principal:

  • Tener muy claros los objetivos de esta implementación, y que estos vayan de acuerdo a las necesidades de la empresa. Deberán de contemplara las áreas relacionadas (sistemas, contabilidad, finanzas).
  • Corroborar que la solución sea válida por parte del SAT.
  • El costo de la implementación y los alcances que ésta lleve.
  • Dificultad de la empresa de adaptarse al cambio, muchos usos y costumbres. Se requiere estandarizar dichos procesos.
  • Etapas de pruebas en donde se valide los detalles más importantes, como son las direcciones fiscales, los formatos de representación impresa, etc.
  • Los contratiempos iniciales: Debemos recordar que la factura electrónica es para muchas empresas un esquema nuevo y como tal existe una curva de aprendizaje.
  • Integrar la factura electrónica a sus sistemas de administración o, si no cuenta con uno, adquirir una solución que contenga ambos puntos integrados, ya que de esta forma estarán evitando realizar dobles esfuerzos e inversiones, que a la larga aumentarán la complejidad.
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Los Candados de la Colaboración: su impacto en la selección de soluciones de Colaboración #colaboramx

Por Jesús Hoyos

Esta es una serie de 4 artículos sobre la colaboración interna (Social Business) y externa (Social CRM) en las empresas que estaré escribiendo como parte del evento de Colaboración de Cisco México. Los invito a que conozcan más sobre el evento – Colaboración sin Fronteras.

1er. artículo: Colaboración – es sobre la adopción y el manejo del cambio.

2o. artículo: Desde el ‘Instant Messenger’ hasta el ‘Status Update’

Videos, crowdsourcing, VoIP, comunidades, wikis, virtualización, redes sociales, social business, en fin, todas estas tendencias y herramientas están cambiando como nosotros estamos cambiando nuestro estilo de vida y como interactuamos con otros a nivel de las redes sociales y profesionalmente como individuos. Y gran cantidad de beneficios que hemos visto que Cisco ha publicado en este blog como parte de su evento de – Colaboración sin Fronteras (que ya se llenó a su totalidad). ¿Pero qué significa traer esta tecnología en nuestras empresas tomando en cuenta que tenemos candados y cercas con la información y procesos existentes?

Tomemos como ejemplo el CRM, en donde tenemos workflow y elementos de seguridad como manejo de pronósticos, territorios, manejo de cuentas y roles. En donde un vendedor no puede ver una cuenta en el CRM porque no tiene permiso o que puede leer los reportes de oportunidades. O donde no puede ir a la reunión de forecasting porque es solo para los Account Managers que pueden manejar cuotas y/o tienen más ventas. O los ejemplos que escribí en el primer artículo – Colaboración – es sobre la adopción y el manejo del cambio:

  1. El CEO sólo tiene 15 minutos para escucharnos
  2. La presentación no puede tener nada negativo o con ejemplos de fracasos
  3. No puedes decir nada de ventas pues el Gerente de Ventas estará presente
  4. Se debe tener una reunión aparte con el Director de Servicio
  5. Se debe enviar un BCC al CIO, para que él esté al tanto y los otros no sepan que le estamos copiando a él

Todo esto representa candados que van a limitar el uso de estas tecnologías de colaboración. Candados que tenemos que cambiar para aprovechar la adopción y los beneficios de la colaboración. ¿Qué implica esto? Que hay que tener requerimientos tanto técnicos como funcionales, los cuales deben tener un manejo al cambio (ver primer artículo). Desde el punto técnico y funcional tenemos que estar seguros de que las soluciones tengan la tecnología adecuada para poder compartir o bloquear información.  Aquí les tengo 14 requerimientos que deben considerar al seleccionar una solución de colaboración.

Tecnología: tu solución de colaboración debe…

  1. Tener la capacidad de leer objetos a nivel de aplicaciones y publicar cambios con alertas y workflows
  2. Poder integrar a soluciones de BPM
  3. Tener APIs y Servicios Web
  4. Tener estándares abiertos y de  integración
  5. Tener opciones en la nube
  6. Tener elementos sociales – grupos, seguir, updates, etc.
  7. Tener acceso a objetos a nivel empresarial y usuario

Funcionalidad: tu solución de colaboración debe…

  1. Integrar con el CRM, ERP, Call Center y SCM
  2. Ofrecer un sistema de seguridad flexible para poder compartir información según el criterio de los usuarios – tanto a nivel jerárquico o “flat”
  3. Apoyar en la toma de decisiones con dashboards y árboles de decisiones
  4. Tener un motor de búsqueda relevante
  5. Tener una funcionalidad alrededor de la colaboración y no sobre el sistema
  6. Poder configurar fácilmente las alertas y alarmas – bandejas, filas, flujo de trabajo
  7. Poder ayudar a colaborar con partners, clientes y empleados – interna y externamente

Con todos estos candados que tenemos en nuestras empresas, no estamos 100% listos para una transparencia y apertura completa… falta mucho para esto. Pero procuren tener una herramienta de colaboración que les ayude poco a poco a cambiar estos candados a nivel técnico o funcional.

Jesús es analista, consultor e influenciador en el mundo de CRM y escribe sobre temas de la industria en su blog www.jesushoyos.com. Jesús también es socio de negocios de Mundo Contact, Co-Fundador y Presidente del Social Media Club México, y Managing Partner en Solvis Consulting, LLC.